Término 

Definición 

Anonimización

Significa el proceso de eliminación de identificadores personales directos que pueden llevar a que una persona sea identificada o se pueda identificar.

Datos Anónimos

Significa cualquier información relacionada con una persona física en la que la persona no puede ser identificada ni por el Controlador de datos ni por ninguna otra persona, teniendo en cuenta todos los medios que razonablemente puedan ser utilizados por el Controlador de datos o por cualquier otra persona para identificar a esa persona.

Consentimiento 

Significa cualquier manifestación libremente dada, específica, informada e inequívoca de la voluntad del titular de los datos mediante la cual éste, mediante una declaración o mediante una clara acción afirmativa, manifiesta su conformidad con el tratamiento de los datos personales que le conciernen.

Controlador de datos

Significa la persona física o jurídica, autoridad pública, agencia u otro organismo que, solo o junto con otros, determina los fines y medios del procesamiento de datos personales; cuando los fines y medios de dicho tratamiento estén determinados por la legislación de la Unión o de los Estados miembros, el responsable del tratamiento o los criterios específicos para su designación podrán ser establecidos por la legislación de la Unión o de los Estados miembros.

Procesador de datos

Significa una persona física o jurídica, autoridad pública, agencia u otro organismo que procesa datos personales en nombre del controlador.

Leyes de Protección de Datos

Significa la(s) legislación(es) de protección de datos que cumple Hotdesk. Tales legislaciones estipulan los estándares de protección de datos que Hotdesk debe cumplir para garantizar que se respete la privacidad, confidencialidad e integridad de los datos.

El Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento (UE) 2016/679) (GDPR)

Ley 3/2018 de Protección de Datos y Derechos Digitales (la “Ley de Protección de Datos”)

Sujeto de datos

Significa la persona física a quien se refieren los datos personales.

Transferencias de datos

Significa la transferencia de datos de una jurisdicción a otra.

Encriptación

Significa el proceso de codificación de la información almacenada en un dispositivo y puede agregar una capa adicional de seguridad. Se considera una medida de seguridad esencial cuando los datos personales se almacenan en un dispositivo portátil o se transmiten a través de una red pública.

Espacio Económico Europeo (EEE)

Significa el área en la que el acuerdo sobre el EEE establece la libre circulación de personas, bienes, servicios y capitales dentro del Mercado Único Europeo, así como la libertad de elegir residencia en cualquier país dentro de este área.

Persona Natural Identificable

Una persona física viva que puede identificarse, directa o indirectamente, en particular por referencia a un identificador como un nombre, un número de identificación, datos de ubicación, un identificador en línea o a uno o más factores específicos de su estado biológico, físico, biométrico, identidad fisiológica, mental, genética, económica, cultural o social.

Información personal

Significa cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable ('sujeto de datos'); una persona física identificable es aquella que puede identificarse, directa o indirectamente, en particular por referencia a un identificador como un nombre, un número de identificación, datos de ubicación, un identificador en línea o a uno o más factores específicos del estado físico, fisiológico, identidad genética, psíquica, económica, cultural o social de esa persona física.

Violación de datos personales 

Significa una violación de la seguridad que conduce a la destrucción, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o acceso accidental o ilegal a datos personales transmitidos, almacenados o procesados de otra manera.

Procesando

Significa cualquier operación o conjunto de operaciones que se realiza sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por medios automatizados o no, tales como recolección, registro, organización, estructuración, almacenamiento, adaptación o alteración, recuperación, consulta, uso, divulgación. por transmisión, difusión o puesta a disposición, alineación o combinación, restricción, borrado o destrucción.

Seudonimización

Significa el procesamiento de datos personales de tal manera que los datos personales ya no pueden atribuirse a un sujeto de datos específico sin el uso de información adicional, siempre que dicha información adicional se mantenga por separado y esté sujeta a medidas técnicas y organizativas para garantizar que los datos personales no se atribuyen a una persona física identificada o identificable.

Solicitudes de derechos

Significa los derechos específicos que las personas físicas pueden ejercer en virtud de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos y Derechos Digitales (la “Ley de Protección de Datos”).

Datos de categoría especial

Significa datos que revelen o se refieran (directa o indirectamente) al origen racial o étnico, origen comunal, afiliaciones u opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, antecedentes penales, afiliación sindical y salud o vida sexual e incluyendo datos genéticos y datos biométricos cuando sea utilizado con el propósito de identificar de manera única a una persona física.

Solicitud de acceso de sujeto (SAR)

Significa una solicitud de un individuo (o un sujeto de datos) que busca una copia de sus datos de una organización en un formato accesible, fácilmente disponible y legible. Dichas solicitudes se limitan a información específica y limitada a esa persona.

Autoridad de Supervisión (SA)

Se refiere a los reguladores locales de protección de datos que son responsables de supervisar el cumplimiento de la protección de datos dentro de una jurisdicción determinada. Dichos reguladores son responsables de lo siguiente:

• Supervisar y hacer cumplir el cumplimiento de la protección de datos

• Preparar documentos de orientación clave

• Proponer y aprobar códigos de prácticas

• Investigar las denuncias realizadas por los interesados

• Preparación de orientación

La autoridad nacional de control competente en España es la Agencia Española de Protección de Datos (la “AEPD”).

Terceras Partes 

Significa una entidad, esté o no afiliada a una organización, que tiene un acuerdo contractual con Hotdesk. Estas relaciones con terceros incluyen, entre otras, actividades que involucran productos y servicios subcontratados, uso de consultores independientes, acuerdos de servicios de redes y marketing, servicios de procesamiento de pagos comerciales, servicios proporcionados por afiliados y subsidiarias, empresas conjuntas y otros acuerdos comerciales. donde Hotdesk tiene una relación continua.

Espacios de trabajo o listados (Zonas/Salas)

Hace referencia a uno o varios espacios físicos que se ponen a disposición de los Usuarios, ya sea para verlos en la Plataforma de Hotdesk y/o para usarlos durante horas específicas si los reserva un Usuario y el Anfitrión o Espacio de Trabajo (en adelante, Anfitrión) lo acepta, y está sujeto a condiciones específicas. Tarifas de reserva y cualquier término o limitación específica del sitio.

Los espacios de trabajo y los listados se enumeran en la Plataforma de Hotdesk por su respectivo propietario/operador, el Anfitrión, ya sea directamente o acordando con nosotros que incluyamos el espacio de trabajo para ellos en nuestra Plataforma.

Los espacios de trabajo pueden ser, entre otros, espacios de trabajo conjunto, oficinas con servicios, centros de negocios, oficinas compartidas y/o cualquier otra ubicación física con fines comerciales.

Los listados (Zonas/Salas) pueden ser, entre otros, salas específicas, oficinas, salas de reuniones, salas de conferencias, espacios para eventos, escritorios dedicados, hotdesks y/o áreas compartidas dentro de un espacio de trabajo.

Categoría

Descripción

Ejemplo

Account Management

Se utiliza para la configuración, reservas, pagos y gestión de cuentas del Espacio de Trabajo.

Por ejemplo, para permitir que los Espacios de Trabajo creen cuentas, inicien sesión en la aplicación Hotdesk y en el Portal de Espacios, o verifiquen sus credenciales.

También llevamos a cabo una revisión mensual para confirmar la exactitud de las fechas de reserva y liquidar los pagos que puedan estar pendientes.

Publicidad y/o Márketing

Se utiliza para mostrar u orientar anuncios, personalizar anuncios, comunicaciones de marketing o medir el rendimiento de los anuncios.

Por ejemplo, mostrar anuncios en su aplicación, enviar notificaciones automáticas para promocionar otros productos o servicios, marketing por SMS y correo electrónico, o compartir datos con socios publicitarios.

Datos Analiticos

Se utiliza para recopilar datos sobre cómo los usuarios usan la aplicación o cómo funciona.

Por ejemplo, para ver cuántos usuarios están usando una funcionalidad en particular, para monitorear el estado de la aplicación, para diagnosticar y corregir errores o bloqueos, o para realizar futuras mejoras de rendimiento.

Funcionalidad de la aplicación

Se utiliza para funciones que están disponibles en la aplicación.

Por ejemplo, para habilitar las funciones de la aplicación o para autenticar a los usuarios.

Comunicaciones del desarrollador

Se utiliza para enviar noticias o notificaciones sobre la aplicación o el desarrollador.

Por ejemplo, enviar una notificación automática para informar a los Usuarios sobre una actualización de seguridad importante.

Prevención de fraude, seguridad y cumplimiento

Se utiliza para la prevención del fraude, la seguridad o el cumplimiento de las leyes.

Por ejemplo, monitorear los intentos de inicio de sesión fallidos para identificar posibles actividades fraudulentas.

Comunicaciones Comerciales y Promocionales Personalizadas

Remitir comunicaciones comerciales y promocionales a través de medios telemáticos o convencionales, en relación con bienes y servicios similares a los previamente contratados o adquiridos a Hotdesk.

Esto incluye comunicaciones electrónicas personalizadas con información sobre productos, servicios, eventos, cursos, programas, promociones y noticias relevantes para los usuarios.

Por ejemplo, Hotdesk puede enviar comunicaciones que promuevan espacios de trabajo a sus usuarios finales (notificaciones push).

Encuestas de Calidad y Satisfacción

Estudios Cualitativos y Cuantitativos

Realizar y analizar encuestas de calidad y satisfacción relacionadas con los servicios ofrecidos por Hotdesk.

Llevar a cabo ejercicios de investigación que tengan como objetivo comprender conocimientos profundos sobre los hábitos, patrones, psicografías, etc. de los usuarios.

Llevar a cabo ejercicios de investigación que tienen como objetivo medir la puntuación CSAT y NPS para recopilar datos sobre la satisfacción del cliente, la voluntad de recomendar el servicio y obtener una comprensión numérica de la demografía, los hábitos y los patrones de reserva de nuestro público objetivo.

Por ejemplo, participaríamos con “focus groups” y realizaríamos entrevistas con clientes para completar este ejercicio.

Por ejemplo, esto podría hacerse a través de encuestas directas enviadas por correo electrónico, SMS o cara a cara en los espacios de trabajo u otras ubicaciones.

Categoría de las Terceras Partes

Descripción del Servicio Proporcionado

Base legal para el procesamiento

Afiliados

Podemos compartir sus datos personales con nuestros afiliados para mejorar y mejorar la experiencia del usuario.

Interés legítimo

Compradores de activos

Podemos compartir su información personal con cualquier tercero que compre, o al que transfiramos, todos o sustancialmente todos nuestros activos y negocios. En caso de que ocurra tal venta o transferencia, haremos todo lo posible para asegurarnos de que la entidad a la que transferimos su información personal la use de manera consistente con esta política de privacidad.

Interés legítimo

Ejecución de un contrato

Proveedores de servicios de IT

Procesamiento de datos personales basado en el sistema como parte de los requisitos organizativos/operativos.

Por ejemplo, servicios de alojamiento en la nube; servicios de soporte y desarrollo de aplicaciones; servicios de infraestructura de IT; servicios de correo electrónico; servicios de grabación de llamadas.

Ayuda a mantener la seguridad, la protección y la integridad de nuestros servicios y Usuarios.

Ejecución de un contrato

Agencias y autoridades encargadas de hacer cumplir la ley

Para ayudar a los organismos encargados de hacer cumplir la ley con el fin de prevenir, detectar, investigar o enjuiciar delitos penales.

Obligación legal

Tribunales, reguladores y autoridades gubernamentales

Podemos compartir su información personal con estas partes cuando creamos que es necesario para cumplir con una obligación legal o reglamentaria, o para proteger nuestros derechos o los derechos de terceros.

Para investigar o abordar reclamos o disputas relacionadas con el uso de los servicios de Hotdesk, para cumplir con los requisitos de las leyes, reglamentos o licencias o acuerdos operativos aplicables, o de conformidad con un proceso legal o una solicitud gubernamental, incluso de las fuerzas del orden.

Obligación legal

Asesores legales/profesionales

La prestación de servicios legales, de auditoría y de consultoría comercial, incluido el acceso y el análisis de datos personales como parte de iniciativas comerciales, auditorías legales, reclamos legales y asesoramiento de consultoría ad-hoc.

Ejecución de un contrato

Interés legítimo

Otros Usuarios

Proporcionar, mantener y mejorar nuestros servicios, lo que incluye, por ejemplo, facilitar pagos, enviar recibos, brindar servicios que solicite (y enviar información relacionada), desarrollar nuevas funciones, brindar asistencia a los Usuarios, desarrollar funciones de seguridad, autenticar Usuarios y enviar actualizaciones de productos y mensajes administrativos.

Realizar la tareas administrativas  y las operaciones internas, lo que incluye, por ejemplo, prevenir el fraude y el abuso de nuestros servicios; para solucionar errores de software y problemas operativos; para realizar análisis de datos, pruebas e investigaciones; y monitorear y analizar las tendencias de uso y actividad.

Enviarle comunicaciones que creemos que serán de su interés, incluida información sobre productos, servicios, promociones, noticias y eventos de Hotdesk, cuando esté permitido y de acuerdo con las leyes locales aplicables.

Notificarle sobre cambios en nuestros términos, servicios o políticas y otras comunicaciones que no tienen el propósito de comercializar los servicios o productos de Hotdesk o sus socios.

Interés legítimo

Ejecución de un contrato